Project co-financed by

Роудмеп того, як знайти офіс для себе чи компанії з найменшими затратами ресурсів та часу і найбільшим профітом

Львів – місто кави та історії, але точно не місце, де легко та швидко можна знайти офісне приміщення, кімнату чи кабінет, які відповідатимуть вашим потребам. І тут не важливо чи ви велика компанія, чи невеликий стартап. Перш ніж шукати та листати тисячі оголошень, варто визначитись з основними пунктами, які відсіють непотрібне та дадуть змогу відразу шукати цільові приміщення. Ми зібрали для вас кілька пунктів, які допоможуть у виборі правильного офісного приміщення у Львові.

З чого почати?

 

 

Для початку варто визначити для себе на одному аркуші спредшиту або звичайного А4 основні вимоги до приміщення. При пріоритизації пунктів також звертаємо увагу на час, який буде витрачено на задоволення усіх потреб та ресурсів на пошук. Процес слід будувати так, щоб були пункти першої необхідності та додаткові “плюшки”, які не критичні і від них можна відмовитись. Починаємо з:

 

  • Бюджет. Від і до, щонайменше на рік
  • Локація. Місце, де розташований офіс буде важливим не лише для потреб команди, а й також до клієнтів, які точно захочуть завітати до вас
  • Ріст. Врахуйте додаткових ленів команди, які можуть приєднатись впродовж вашого перебування у новому офісі
  • Технічна специфіка. Інтертнет та наявна техніка, яка може знадобитись (принтери, сканери, шредери)
  • Логістика. Транспортне сполучення (громадський транспорт, залізничні та автовокзали, аеропорт, відділення пошти), вело та автопаркінг

 

Якщо у вас будуть прописані ці пункти ви зможете оперативно та ефективно прийняти рішення за найкоротший час.

Хто відповідальний та приймає рішення?

 

Традиційно у стартапі чи малій компанії в українських реаліях є один універсальний солдат – СЕО. Але це досить поширена помилка щодо такого питання, хоч воно критично важливе. Приймати рішення щодо нового офісу мають щонайменше кілька людей, які є радниками і мають свій фідбек та перелік критичних вимог. Варто не забувати, що офіс це те, що має задовольняти усі або асболютну більшість потреб, і не відволікати після переїзду.

Хто має бути у команді відбору

 

1. Менеджер, який буде основним комунікатором з орендодавцями і основною та єдиною точкою “входу” комунікаційного процесу. Це прибере “сарафанне радіо” та зробить систему одноканальною як на етапі поширення інформації, так і її прийому. Також важливо, аби ця людина мала досвід у питаннях оренди та нерухомості. Це додатковий фільтр.

2. Технічний спеціаліст. Він має переконатись, що команда буде забезпечена усіма технічними потребами під час своєї роботи у новому офісі і що не буде критичних речей як щодо підключення нової техніки, інтернету, електропостачання (раптом у вас майнінг ферми).

3. HR та фінансист. Звісно, у невеликої компанії, яка шукає кімнату у коворкінгу немає потреби у HR чи фінансисту, адже ці речі виконує універсальний СЕО. Проте, якщо у вас є ці люди в штаті їх важливо залучити для процесу, адже перший дбає за те, щоб команда на новому місті почувалась комфортабельно і усі їхні потреби були задоволенні, а інша прораховує усі фінансові ризики та потенційні втрати. Також варто не забувати що потрібно підготувати документацію, де фінансист може бути вельми корисним.

Остаточне рішення приймає керівник, базуючись на пропозиціях та рекомендаціях команди. Цікаво, що такий формат залучення людей не сповільнює, а пришвидшує процес, делегує та розприділяє відповідальність у команді за рішення, а також зближує саму команду, адже пошук офісу – це також проект.

Скільки потрібно місця?

 

 

Цей той момент, коли ми повертаємось до питання росту команди та часу оренди загалом. Вам потрібно зважити на кілька факторів – від заповненості офісу до корисної площі приміщення загалом:

 

  • Вирахуйте кількість потенційних працівників впродовж терміну оренди. В ідеалі, перед завершенням терміну оренди, ваше приміщення має бути заповнене працівниками на дві третіх. Це також дасть змогу спрогнозувати можливість розширення в офісу, особливо, якщо це коворкінг, аби напередодні забронювати собі ще місце.
  • Обирайте приміщення, які мають більше корисної площі. Це значна проблема на ринку нерухомості. Приміщення використовуються не на повну потужність і багато корисної площі неефективні. Обирайте офіс так, щоб його можна було косметично змінити задля оптимізації простору, або де це вже враховано.
  • Намагайтесь укладати угоду так, щоб ви мали право на розширення. Ваша перевага – це довгострокова оренда. Це той пункт, де ви можете наполягати на більшому value added для себе. Зокрема, закладати пункт про розширення та збільшення орендованого простору у певні терміни, а також знижки і питання цінової політики, яка закріплюється не до курсу валют.

 

Як оптимально звузити пошук на ринку?

 

Додатково звузити свій пайплайн потенційних офісів можна за допомогою кількох простих пунктів. Зважуючи на них на початку, ми зменшуємо час на пошук, якого у малій команді, фактично, і так немає.

Тривалість оренди. Зрозумійте, на скільки часу вам потрібен офіс і не беріть оренду довше, аби ви не опинились у ситуації, коли незадоволені приміщенням, а контракт підписано. Зважуйте на питання оплати у контракті, яке має корелюватись з терміном вашої оренди. Довше – дешевше і стабільна сума.

Ціна. Потрібно враховувати вартість не лише за квадратний метр чи людино-місце. Зважайте на усі додаткові елементи, які необхідні і можуть впасти на вашу кишеню, зокрема: паркомісця, меблі, фурнітура, кухонні дрібниці, техніка. У цьому форматі найкраще підходить коворкінг, який знімає з вас усі питання відразу, адже все це входить у вартість.

Логістика. Ваш новий офіс має бути у географічних межах 20-хвилинного, тобто оптимального доїзду ваших працівників та клієнтів. Пам’ятайте, що релокейт та добирання – це стрес. Особливо щодо добирання, яке буде щоденно. Також пам’ятайте, що на добиратись на зустріч з вами клієнт має небагато часу. Враховуйте транспортні сполучення, потенційний трафік та основні транспортні вузли поблизу вашого офісу.

Цей короткий роудмеп не є ідеальним, але якщо звернути увагу на усі пункти, ви мінімізуєте час та стрес під час пошуку офісу та виграєте у оперативності та продуктивності для команди. Не забувайте, що пошук офісу – це також проект зі своїм чітким планом, таймінгом та командою, яка його реалізовує.

CALL NOW
+
Чекаю дзвінка!